Betriebskostenabrechnung – Wie rechnet man als Vermieter die Betriebskosten richtig ab?

Zu der einen der vielen anderen Aufgaben eines Vermieters gehört die ordnungsgemäße Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Aus dieser Jahresabrechnung ergibt sich dann entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter.
Als Immobilienmakler in Wien geben wir Ihnen Tipps wie Sie Ihre Betriebskosten korrekt abrechnen. Je nach Mietgegenstand gibt es unterschiedliche Punkte zu beachten.

Was darf ich als Vermieter in der Betriebskostenabrechnung abrechnen?

Welche Kosten Sie als Betriebskosten abrechnen dürfen hängt zunächst vom Mietobjekt ab. Unterliegt dieses dem Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes (wenn es sich um einen vor 1945 errichteten Altbau oder mit öffentlichen Mitteln geförderten Neubau handelt), dann sind im Gesetz (MRG) die verrechenbaren Betriebskosten aufgelistet.
Handelt es sich bei dem Haus Ihrer Mietwohnung um einen frei finanzierten Neubau, so müssen die möglichen Betriebskosten im Mietvertrag mit Wohnungseigentümer & Mieter vereinbart werden.

Die Betriebskosten laut Mietrechtsgesetztes (MRG):

  • Wassergebühren & Abwassergebühren
  • Wasserdichtheitsprüfung
  • Eich-, Ablese-, Wartung- und Abrechnungskosten bei einer Verbrauchsabrechnung für Kaltwasser
  • Kanalräumung
  • Müll & Entrümpelung von herrenlosem Gut
  • Schädlingsbekämpfung
  • Kehrgebühren (Rauchfangkehrer-Innen)
  • Strom für Beleuchtung des Hauses und Gemeinschaftsflächen (z.B. Stiegenhaus, Gehwege usw.)
  • Versicherung für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
  • Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden, soweit die Mehrheit der Hauptmieter, also die Hälfte der MieterInnen dieser Überwälzung zugestimmt hat
  • Verwaltungshonorar
  • Hausreinigung inklusive Schneeräumung (darunter fallen bei alten „Hausbesorgern“ auch die Abfertigung & bei Dienstnehmer-Innen die Kommunalsteuer)
  • öffentliche Abgaben
  • laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen (Lift, Heizung, Spielplatz, Schwimmbad, Sauna, Waschküche, Grünanlagen, Gemeinschaftsräume etc.)

Kosten für Reparaturen und Instandhaltungen dürfen nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.

Gilt das MRG nicht so gibt es keine Vorgabe welche Kosten und Abgaben abgerechnet werden dürfen und welche nicht. Dies muss von den Parteien explizit im Mietvertrag vereinbart werden. Vermieter und Mieter können also selbst festlegen was unter Betriebskosten fällt und was nicht.
Dabei ist wichtig: Wird im Mietvertrag keine solche Vereinbarung getroffen, müssen laut ABGB alle Lasten vom Vermieter getragen werden!

 

Grundsätzlich sollte eine Betriebskostenabrechnung wie folgt aufgebaut sein:

  • Name und Anschrift des Mieters
  • Benennung des Abrechnungszeitraums
  • Benennung der Abrechnungseinheit
  • Erklärung zum Aufteilungsschlüssel
  • Summer aller angefallenen Betriebskosten und Anteil der jeweiligen Wohneinheit
  • Berechnung von Guthaben oder Nachzahlungsbetrag anhand der Vorauszahlungen
  • Detaillierte Kostenaufstellung aller angefallenen Betriebskosten
  • Gegebenenfalls Erklärungen zu einer abweichenden Aufteilung

 

Welche Fristen müssen bei einer Betriebskostenabrechnung eingehalten werden?

Die Vermieter sind dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 30. Juni für das jeweils vorausgegangene Kalenderjahr zu erledigen. Der Abrechnungszeitrum beträgt dabei 12 Monate.  Die Abrechnung vom Kalenderjahr kann bei der Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung abweichen. Daher ist hier eine gesonderte Frist von sechs Monaten ab Ende der Abrechnungsperiode einzuhalten.

 

Was gibt es sonst bei einer Betriebskostenabrechnung zu beachten?

Die Betriebskostenabrechnung muss ordnungsgemäß und für den Mieter nachvollziehbar erstellt werden. Jede Position muss einzeln in der Abrechnung aufgelistet werden und auf Nachfrage des Mieters sind auch die jeweiligen Belege vorzulegen. Diese sollten daher immer ordentlich abgelegt und aufbewahrt werden.

Gerade als Wohnungseigentümer mehrere Wohnungen können die Abrechnungen komplexer und zeitaufwändiger werden. Hier empfiehlt es sich eigene Software zu verwenden oder von einer Hausverwaltung diese Tätigkeiten übernehmen zu lassen.

 

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